Inventurlisten im Detail

Diese Seite ergänzt Inventur mit Inventurlisten um die Regeln dahinter. Sie beantwortet drei Fragen: Was kommt auf die Liste? Wie lebt eine Liste vom Erzeugen bis zum Abschluss? Und was tun Sie, wenn die Wirklichkeit im Regal nicht zur Liste passt?

Basistypen: was kommt auf die Liste?

Die Aktion Inventurliste erzeugen steht auf vier Listen zur Verfügung. Die markierten Datensätze sind der Basistyp der Liste; rocklog Edge löst sie in Bestände und Ladungsträger auf.

Für alle Basistypen gilt:

• Nur inventurgeführte Artikel. Bestände von Artikeln ohne Inventurführung (inventory managed) werden übersprungen.
• Eine Position steht auf höchstens einer offenen Liste. Ein Bestand oder Ladungsträger, der schon auf einer anderen offenen Inventurliste steht, wird übersprungen (Übersprungen (bereits in Liste)). Erst der Abschluss der anderen Liste gibt ihn frei.
• Offene Einzelinventuren werden übernommen, nicht verdoppelt. Hat ein Bestand bereits eine offene Inventur (z.B. aus der Scan-Inventur), verknüpft die Liste diese, statt eine zweite anzulegen.

Der Prüfschritt (Bestand prüfen) zeigt vor dem Anlegen, was die Auswahl ergibt. Beispiel für den Basistyp Artikel:

Enthält die Auswahl nichts Zählbares, meldet der Dialog „Keine zählbaren Bestände oder Ladungsträger in der Auswahl“ und legt keine Liste an.

Lebenszyklus einer Inventurliste

 Erzeugen ──► Offen ─────────────────────────────────────────► Abgeschlossen
  (Stichtag,   │  zählen · korrigieren · Zugänge übernehmen ·      ▲
   Zählsperre) │  Funde erfassen · buchen · stornieren             │
               └─ alle Zeilen gebucht/storniert, keine offenen ────┘
                  Zugänge (automatisch oder „Inventurliste abschliessen“)

Stichtag

Der Zeitpunkt der Erzeugung ist der Stichtag. Er steht im Kopf der Liste und auf jedem Ausdruck. Die Liste bildet den Bestand zu diesem Zeitpunkt ab; das ist die Grundlage, um Zugänge danach zu erkennen.

Zählsperre

Für jede zählbare Zeile wird beim Erzeugen eine offene Inventur angelegt. Solange sie weder gebucht noch storniert ist, verhindert sie Umlagerung, Auslagerung, Aufteilung und Verschrottung dieses Bestands. Das schützt die Zählung: Was auf der Liste steht, kann während der Zählung nicht weggebucht werden. Die Sperre endet mit dem Buchen oder Stornieren der Zeile.

Andere Prozesse weisen auf die Sperre hin:

• Eine Auslagerung, die einen gesperrten Bestand bräuchte, meldet „Der passende Bestand steht in einer offenen Inventurliste. Die gezählte Menge gibt ihn nicht frei — buchen oder stornieren Sie die Zeile, um den Bestand freizugeben.“
• Beim Wareneingang in der Disposition erscheint der Hinweis „An diesem Lagerort liegt eine offene Inventurliste“, wenn auf einen Lagerplatz eingelagert wird, der gerade gezählt wird.

Zugänge nach dem Stichtag

Einlagern ist während der Zählung weiterhin möglich. Wird nach dem Stichtag ein Bestand auf einen Lagerplatz der Liste eingelagert oder umgelagert, fehlt er zunächst auf der Liste. Damit er nicht versehentlich als Fund ein zweites Mal angelegt wird, markiert rocklog Edge die Liste als veraltet (Veraltet seit im Kopf) und zeigt beim Öffnen einen Banner:

• Übernehmen bzw. Alle übernehmen fügt den Zugang als Zeile hinzu. Die Zeile wird normal gezählt und gebucht, trägt aber in der Spalte Zugang nach Stichtag den Wert ja. Ist der Zugang nicht zählbar, wird er als gesperrte Zeile übernommen.
• Exclude nimmt den Zugang bewusst aus der Liste heraus.
• Erneut prüfen löst den Zählumfang neu auf.

Nichts wird automatisch eingefügt; die Entscheidung trifft immer ein Mensch.

Abschliessen

Eine Liste ist abgeschlossen, wenn keine Zeile mehr Offen oder Gezählt ist und kein Zugang ohne Zeile mehr ansteht. Werden die letzten Zeilen gebucht oder storniert, schliesst sich die Liste automatisch. Ansonsten schliessen Sie sie mit Inventurliste abschliessen im Kopf. Der Knopf ist deaktiviert, solange noch Zeilen offen sind oder Zugänge anstehen.

• Gesperrte Zeilen verhindern den Abschluss nicht; sie werden mit der Liste abgeschlossen.
• Der Abschluss gibt die gezählten Datensätze für andere Listen frei.
• Eine abgeschlossene Liste lässt sich weiterhin ansehen und drucken, aber nicht mehr bearbeiten.

Löschen

In der Übersicht Bewegungsdaten → Inventurlisten lassen sich markierte Listen löschen. Offene Zählungen darauf werden dabei verworfen und die Bestände freigegeben. Bereits gebuchte Zeilen werden nicht zurückgenommen. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.

Zeilenstatus

Der Fortschritt im Kopf zählt gezählt / zählbar. Gesperrte Zeilen zählen nicht mit, stehen aber separat unter Gesperrt. Eine unvollständige Zählung wird so nicht als vollständig gelesen.

Spalten der Positionstabelle

Mengen werden nach der Mengeneinheit des Artikels geprüft: ganzzahlige Einheiten verlangen ganze Zahlen, boolesche Einheiten nur 0 oder 1.

Sonderfälle und Sonderoperationen

Gesperrte Zeilen

Eine Zeile ist gesperrt, wenn eine laufende Operation die Inventur verbietet:

• der Bestand selbst ist zur Verschrottung angemeldet, oder
• der übergeordnete Ladungsträger wird gerade ausgelagert oder verschrottet.

Eine gesperrte Zeile steht trotzdem auf der Liste, am Bildschirm wie auf dem Ausdruck (dort rot durchgestrichen). So sieht der Zähler, dass die Position bewusst ausgenommen und nicht vergessen wurde. Sie hat keine Eingabefelder, erzeugt keine Zählsperre und wird bei Sammelaktionen übersprungen. Über der Tabelle fasst ein Banner die gesperrten Zeilen nach Grund zusammen.

Kein Hinderungsgrund sind dagegen ein Sperrbestand (Sperrgrund am Bestand) und eine offene Sperr-Reservation: Solche Bestände werden normal gezählt, siehe Untergrenze.

Inventur nachtragen

Fällt die blockierende Operation weg (z.B. weil die Verschrottung storniert wurde), aktivieren Sie die Zeile mit Inventur nachtragen, einzeln in der Zeile oder für mehrere markierte Zeilen über der Tabelle. rocklog Edge prüft dann erneut; ist die Zeile jetzt zählbar, entsteht die Inventur und die Zeile wird Offen. Ist sie weiterhin gesperrt, meldet die Aktion „Weiterhin blockiert“.

Untergrenze bei gebundenen Mengen

Liegt auf einem Bestand eine offene Reservation, die Menge bindet, zeigt die Spalte Untergrenze die kleinste zulässige gezählte Menge:

• bei offener Aufteilung, Umlagerung oder Auslagerung: die reservierte Menge. Zusätzlich darf dann nur die Menge geändert werden, nicht Charge, Seriennummer oder MHD.
• bei offener Sperr-Reservation: der ganze Buchbestand. Es lässt sich also nur ein Mehrbestand buchen, kein Minderbestand.

Eine kleinere Eingabe wird abgelehnt („Menge liegt unter der reservierten Untergrenze“). Im Beispiel ist der Bestand in der Bigbox gesperrt (Reinigung ausstehend), seine Untergrenze ist 24:

Steht tatsächlich weniger im Regal, lösen Sie zuerst die bindende Reservation auf (z.B. Auslagerung stornieren oder Sperre aufheben) und zählen dann.

Menge 0: Bestand fehlt

Ein Bestand, der nicht auffindbar ist, wird mit Gezählte Menge 0 erfasst. Beim Buchen wird er gelöscht; seine Daten bleiben in der Inventurbuchung erhalten und der Bestandsverlauf zeigt, warum er verschwunden ist. Die Spalte Fehlt gilt nur für Ladungsträger.

Fehlende Ladungsträger

Für Ladungsträger gibt es keine Menge, sondern die Spalte Fehlt mit drei Werten:

Beim Buchen zeigt eine Vorschau, welche Ladungsträger betroffen sind und welche weiteren Zeilen der Liste im selben Ladungsträger-Teilbaum liegen. Zeilen, die auch in Ihrer aktuellen Auswahl sind, sind hervorgehoben.

Die Buchung Mit Inhalt wird abgelehnt, wenn ein enthaltener Bestand noch eine offene Aufteilung, Umlagerung, Auslagerung oder Verschrottung hat; die Meldung nennt den betroffenen Datensatz. So bleibt keine halbe Löschung zurück.

Bestände zusammenführen

Stehen am selben Platz zwei Bestände, die eigentlich einer sind (gleicher Artikel, gleiche Charge, gleiche Seriennummer, gleiches MHD), führen Sie sie zusammen:

1. Markieren Sie die Zeilen und wählen Sie Bestandszeilen zusammenführen.
2. Bestimmen Sie im Dialog die Zielzeile. Der Dialog zeigt die Gesamtmenge und die bleibenden Attribute; zusätzlich listet er passende Bestände ausserhalb der Liste am selben Platz, die Sie mit aufnehmen können.
3. Zusammenführung planen markiert die Zeilen in der Spalte Zusammenführung als Ziel bzw. Quelle.
4. Beim Buchen erhält das Ziel die Summe, die Quellen werden mit Menge 0 gebucht und damit gelöscht.

Regeln:

• Effektive Werte zählen. Die Zusammenführbarkeit richtet sich nach den eingegebenen Werten, nicht nach dem Buchbestand. Im Beispiel ergibt 46 gezählt (Ziel) + 12 Buchmenge (Quelle) = 58.
• Gleicher Platz. Alle Zeilen müssen am selben Lagerplatz bzw. im selben Ladungsträger stehen.
• Keine weitere Reservation auf den Quellen. Eine Quelle mit offener Aufteilung, Umlagerung oder Auslagerung lässt sich nicht zusammenführen.
• Neubewertung. Ändern Sie danach Charge, Seriennummer oder MHD einer Gruppenzeile so, dass die Merkmale nicht mehr übereinstimmen, wird die Zeile aus der Gruppe entfernt („Zeile aus Zusammenführungsgruppe entfernt“).
• Nur als Ganzes. Buchen oder stornieren Sie eine Zusammenführung immer mit allen Gruppenmitgliedern in der Auswahl; sonst nennt die Meldung die fehlenden Zeilen. Zusammenführung auflösen hebt die Planung wieder auf.

Bestandsfund erfassen

Finden Sie beim Zählen Ware, die nicht auf der Liste steht, erfassen Sie sie als Bestandsfund:

1. Wählen Sie im Feld Placement über der Tabelle den Lagerplatz oder Ladungsträger, auf dem die Ware liegt.
2. Klicken Sie Bestandsfund erfassen, wählen Sie den Artikel und erfassen Sie Menge, Charge, Seriennummer und MHD.
3. Speichern legt den Bestand sofort mit der gezählten Menge an und fügt ihn als Zeile mit Status Gezählt hinzu.

Die Inventur des Fundes bleibt offen und wird mit dem Rest der Liste gebucht. Die Vorher-Menge ist dabei 0, der Bestandsverlauf zeigt also „0 → gezählte Menge“. Wird die Zeile später storniert, bleibt der Bestand bestehen; wird sie mit Menge 0 gebucht, ist er wieder weg. Nur inventurgeführte Artikel sind zulässig.

Duplikatsschutz: Existiert am gewählten Platz bereits ein Bestand mit gleichem Artikel, gleicher Charge, gleicher Seriennummer und gleichem MHD, legt der Dialog keinen zweiten an. Stattdessen bietet er In Liste übernehmen an. Das verhindert, dass ein nach dem Stichtag eingelagerter Bestand doppelt geführt wird.

Ladungsträger erfassen

Steht ein Ladungsträger im Regal, der im System fehlt, legen Sie ihn mit Ladungsträger erfassen an: Lagerplatz oder übergeordneter Ladungsträger kommen aus dem Feld Placement, dazu Ladungsträger-Artikel und Barcode. Danach können Sie auf dem neuen Ladungsträger Bestandsfunde erfassen (im Placement den neuen Ladungsträger wählen).

Stornieren

Inventurzeilen stornieren (ebenfalls mit Doppelklick) verwirft die Zählung der markierten Zeilen: Eingaben entfallen, der Bestand bleibt unverändert, die Zählsperre endet. Gesperrte und bereits abgeschlossene Zeilen werden übersprungen. Stornieren eignet sich, um einzelne Positionen vorzeitig freizugeben, etwa wenn ein Bestand dringend ausgelagert werden muss.

Bestandsetiketten drucken

Für markierte Bestandszeilen druckt Bestandsetiketten drucken neue Etiketten, z.B. nach einer Seriennummer-Korrektur. Das funktioniert unabhängig vom Inventurstatus, auch für gesperrte Zeilen.

Mehrere Personen an einer Liste

Eine Liste kann von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, etwa je Gang ein Zähler. Die Spalten Geändert von / Geändert am zeigen die letzte Speicherung je Zeile; Neu laden holt den aktuellen Stand. Speichern Sie eine Zeile, die inzwischen jemand anderes geändert hat, gewinnt die letzte Eingabe; ein Hinweis „Zeile von anderem Benutzer geändert“ macht darauf aufmerksam. Der Filter Nur meine steht zur Verfügung, sobald die Benutzeranmeldung aktiv ist.

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